Anne Marie Eliassen virksomhetsleder i Bamble kommune og Dubravko Bikic kommunearkivar i Porsgrunn mottok prisen på vegne av Grenlandssamarbeidet.

Prisen er bildet "Gjernestangen, 4th of July" av fotograf Carll Goodpasture.

Juryen har bestått av Marianne Høiklev Tengs, leder av Norsk Arkivråd, Anneli Sundqvist, førsteamanuensis, Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag ved Høgskolen i Oslo og Akershus, Hanne Wien, journalist i Kommunal Rapport og medlem av offentlighetsutvalget, Maria Rytterager, redaktør i Arkivråd og Svein Harberg, stortingsrepresentant for Høyre i Aust-Agder.

Fra nominasjonen kunne juryen lese at årets vinner i 2008 tok et initiativ med å igangsette et felles prosjekt for anskaffelse og innføring av nytt sak- og arkivsystem. Prosjektet ble formelt etablert i 2010 med oppstartsmøte og igangsettelse av en svært omfattende endrings- og anskaffelsesprosess. Prosjektet har fokus på elektronisk arkiv, integrasjon med e-post, fjerning av fysiske arkiv, felles rutiner og implementering, samt felles opplæring og brukerstøtte. Prosjektet har som formål å bidra til et tett faglig samarbeid mellom kommunene om utvikling av elektroniske tjenester, samt integrasjon mot fagsystemer for å oppnå fullelektronisk dokumentflyt og dokumenthåndtering. Det er innført elektronisk utvalgsbehandling med digitale møter som sørger for en effektiv og rask overføring av saker fra sak- og arkivsystemet til en portal på internett. Opplysninger fra sak- og arkivsystemet skal kunne overføres til portalen på en effektiv og sikker måte. Ved å innføre et nytt sak- og arkivsystem vil årets vinner ha større mulighet til å møte forventninger knyttet til digitalisering av offentlig sektor. Dette skyldes anskaffelse av et system som er basert på NOARK 5 og en fremtidsrettet utvikler som også ønsker å utvikle systemet videre i fremtiden. Ny sak– og arkivløsning tar mye ressurser og spesielt innen arkiv, og arkivkompetansen har vært avgjørende for å få dette på plass. Flere kommuner har vært med i prosjektet. I tillegg til etablering av felles rutiner har det vært nødvendig med endringsprosesser for å få gjort forbedringstiltak hos årets vinner. Flere kommuner gikk over til sentralt arkiv og postmottak ved implementering av ny løsning. I tillegg ble det etablert ny arkivstruktur, felles rutiner og rutiner for periodisering. Årets vinner har tidligere vært vurdert som en sterk kandidat til prisen etter å ha gjennomført et imponerende prosjekt med samarbeid mellom kommunene som har resultert i en felles heving av arkivtjenesten. Statuttene for tildeling av prisen til årets arkiv er nå endret slik at samarbeidsprosjekter kan nomineres, og årets vinner fyller derfor kravene i statuttene. Juryen ønsker å løfte frem dette samarbeidsprosjektet som en inspirasjon og kilde til læring for andre arkiv. Med en stor kommunereform på trappene vil prosjekter som dette ha stor verdi for arkivmiljøet, og spesielt for dem som jobber i kommunal sektor. Dette er helt i tråd med statuttene til prisen Årets arkiv.