KRAVET OM NOARK forsvinner med ny arkivlov, og det samme gjør godkjenningsordningen for nye systemer. Oslo byarkiv har siden i fjor sommer på fagsystemområdet jobbet med dette som utgangspunkt, og vi føyer inn prinsippene for innebygd arkivering i kravspesifikasjonene til etatene i kommunen. I tillegg er vi sparringpartner for Tolletaten i deres arbeid for å ta i bruk Microsoft 365 (M365) som ny løsning for dokumentasjonsforvaltning i stedet for en tradisjonell saksarkivløsning. 

Vi er også en del av prosjektet til fylkeskommunene. Her skal en jobbe med utarbeidelse av kravspesifikasjon for ny saksarkivløsning, der man også vurderer i hvor stor grad et M365-applikasjonslag kan erstatte saksarkivsystemet.

Oslo byarkiv har også vært involvert i den overordnede prosessen med å definere autoritative data eller masterdata i kommunen, der man ser at det kombinert med innhold i systemporteføljen til kommunen til sammen er med på å gi et autoritativt rammeverk for metadata og informasjonsinnhold.

I snart 25 år har hele vår oppmerksomhet rundt saksarkivløsningene ligget på dokumentet. Nå må vi dreie søkelyset mot hva vi registrerer, data og metadata, og skjønne at det er her gullet ligger.

Gjennom et slikt arbeid er man langt på vei med å fusjonere dokumentasjonsforvaltning med informasjonsforvaltning. Klassifikasjon vil også bli viktig for å ha et rammeverk for labels i M365, og tagger må ha et system for kategorisering
i bunnen av seg.

På bakgrunn av dette arbeidet i Oslo byarkiv var det interessant å delta på Høstseminaret til INIO. Det var fremoverlent gjennom at det presenterte områder som «Orden i eget hus», datadelingsloven og informasjonsforvaltning. Hensikten med dette var utvilsomt å dreie hodene våre i ny retning, og som Kristine Brorson illustrerte gjennom sitt innlegg, er konsekvensene for vår sektor omfattende.

Alvoret i dette ble klart idet jeg var med på å holde kurs for INIO i funksjonsbasert klassifikasjon uken etter, og der jeg på spørsmål om hvor mange av deltakerne som jobbet med informasjonsforvaltning i virksomheten, fikk null hender i været. Dette understreker gapet mellom hva vi vet vil komme, ambisjonsnivået og innovasjonstrangen hos enkelte av oss og den faktiske orienteringen i sektoren.

Vi må ta inn over oss at innovasjon og utvikling innenfor vårt fagfelt har vært sørgelig mangelfull, siden Noark 5 ble introdusert i 2008. Vi må ta selvkritikk for at vi ikke i vesentlig grad har klart å transformere kravspesifiseringen av nye løsninger inn i et landskap som faktisk har representert endringer, utvikling og modernisering av saksarkivløsningene.

I de virksomhetene der porteføljen av egenutviklede fagsystemer er stor, må vi også ta selvkritikk der miljøene innen dokumentasjonsforvaltning ikke har hatt muskler nok til å åpne dørene inn i utvikler- og arkitekturmiljøene.

Samtidig skyter utviklingen innen informasjonsforvaltning
fart, der datadeling er et av grunnkonseptene. ...